Cinco usos de ChatGPT Work para quien no programa, paso a paso

Con ChatGPT Work, la aplicación de ChatGPT deja de ser solo un chat: abre archivos de tu ordenador, entra en tu correo, toca tu calendario e incluso trabaja cuando no estás delante. Llevaba semanas probándolo y estos son los cinco casos que más útiles me parecieron.

Todo se hace en la aplicación de escritorio de ChatGPT. Arriba hay dos opciones: Chat, para hablar con ChatGPT como siempre, y Work, para trabajar con documentos de tu ordenador.

En el máster que estoy haciendo, lo que me bajo del campus virtual sale mezclado entre asignaturas, y clasificarlo uno por uno me lleva bastante tiempo. Sirve igual si preparas una oposición o tienes que organizar documentos. La carpeta de prueba tenía diez archivos entre PDF, PowerPoint y un vídeo MP4.

1. En Work, en la barra lateral izquierda, pulsa + en el apartado Proyectos.
2. Elige Local, porque vas a trabajar con archivos de tu ordenador, y pulsa Siguiente.
3. Ponle nombre (yo usé Máster de Gestión Sanitaria); si quieres, cambia el color y el icono.
4. Elige la carpeta de origen, pulsa Abrir y luego Crear proyecto.

Quiero que accedas a la carpeta del proyecto de Máster de Gestión Sanitaria. Ahí está todo lo que me he bajado del campus del máster tal cual salió, con los nombres que le puso directamente la web. Ábrelos y dime qué es cada archivo de verdad: a qué asignatura pertenece, qué tipo de documento es (guía docente, tema, actividades, diapositivas, etc.) y de qué va. No te fíes del nombre del archivo, los nombres no dicen nada.

Encontró los diez archivos y, como el vídeo duraba 2 minutos y 28 segundos, extrajo su audio y lo transcribió para clasificarlo bien. Me devolvió un cuadro con cada archivo, su asignatura, el tipo y el contenido, y un apartado de cosas que no cuadran: había metido a propósito alguna incoherencia en los documentos de prueba y la encontró (una guía ponía la entrega de una actividad el 20 de octubre y un PDF, el 13).

Después le pedí que lo ordenara. Creó una carpeta por asignatura, cada una con cuatro subcarpetas (actividades, clases, guía docente y temas), renombró los diez archivos y no quedó ninguno sin identificar.

Con todo leído, le pedí que pasara las fechas a mi Google Calendar. Para eso usa un complemento, que es una conexión entre ChatGPT y otra aplicación (técnicamente, un MCP).

Mete en mi calendario las fechas del máster que hayas encontrado, las de las guías docentes de las cinco asignaturas y de la clase. Cada una con su asignatura en el título y un recordatorio tres días antes. La entrega de la actividad 1 no la metas todavía: lo tengo que consultar con el profesor.

Comprobó que no hubiera ya eventos del máster y, en 2 minutos y 19 segundos, añadió 15 eventos al calendario principal con el nombre de cada asignatura, todos sacados de los PDF.

Como esto lo voy a repetir con cada clase, le pedí que lo aprendiera en una skill (unas instrucciones guardadas que ChatGPT reutiliza) llamada procesar clase del máster: transcribir el vídeo, sacar los apuntes separados en ideas, señales de examen y fechas, y cruzar la clase con los PDF, entre otras cosas. Usó skill-creator y en 3 minutos y 12 segundos estaba lista. Con Ver instrucciones se abre su archivo SKILL.md; para cambiar algo, basta con pedírselo en la conversación.

Aquí combiné varios complementos. El supuesto: Marta, de dirección de gestión, me pide por correo una comparación de datos de varios hospitales del último trimestre antes de una fecha. Tengo los datos en dos Excel, uno por hospital, pero no la comparativa.

Creé un proyecto local con la carpeta de los Excel y le pedí que mirara el correo de Marta y me dijera qué me pide, para cuándo y qué me falta, sin empezar todavía ningún informe. Entró en mi bandeja con el complemento de Gmail y me contestó que pedía un informe del último trimestre para el 10 de octubre, pero que mis datos eran los acumulados de 2026, no los del trimestre.

Vale, hazlo con el año completo y deja claro en la primera línea que estos son los datos anuales de 2026 y no trimestrales, y justifica el porqué.

Abajo se ven los pasos que va dando: revisar las instrucciones, calcular la comparación anual, crear el informe en Word y revisarlo visualmente. A los pocos minutos tenía un informe de cuatro o cinco páginas con resumen ejecutivo, indicadores anuales, gráficas, tablas bien maquetadas y una lectura para el comité.

Por último le pedí que, con el complemento de Gmail, contestara a Marta con una respuesta corta y el informe adjunto. Preparó la respuesta en el mismo hilo y la dejó en borradores, sin enviarla, para que yo la revisara. No tuve que descargar ni subir el archivo: lo adjuntó él.

Pensado para quien tiene un negocio o es autónomo. En lugar de buscar empresas al azar, le pedí que buscara por pistas: empresas que en ese momento estuvieran buscando formación en inteligencia artificial, en una zona concreta, y que lo organizara en un Excel.

Cargó primero los clientes que ya tengo en un CSV y me preguntó en qué zona buscar y cuántas empresas quería. En 2 minutos encontró diez y creó el Excel con su nombre, web, actividad y zona. De una de ellas, si no recuerdo mal Repsol, apuntaba que estaba desplegando Copilot para toda la plantilla: quizá le interesara una formación de Copilot. El siguiente paso podría ser pedirle, con Gmail, un borrador con una oferta específica para cada empresa.

Para llevar las cuentas, de una empresa o de casa, usé una skill que ya tenía hecha, procesar tickets (las skills están en Complementos → Habilidades). Convierte las fotos de tickets que dejo sueltas en una carpeta en un registro de Excel y un archivo ordenado por fechas, sin tocar los originales. De cada ticket lee la fecha, el establecimiento, el CIF, la base, el IVA y el total, y va añadiendo los nuevos al mismo Excel.

Creé un proyecto local, gastos empresa, con la carpeta de los tickets y le pedí que usara la skill, que me avisara de cualquier cosa rara (un ticket duplicado, algo que no cuadrara) y que me fuera contando lo que hacía. Encontró cinco fotos y detectó que el ticket del restaurante estaba duplicado, que era una pequeña trampa que le había puesto. El Excel quedó con cuatro tickets y todos sus datos, y los archivos, renombrados en una carpeta de procesados por mes.

Para que se ejecute sin que yo se lo pida, lo convertí en una tarea programada:

Me gustaría programar esta tarea todos los días sobre las 9:00 de la mañana para que se ejecute y siempre revise la carpeta para ver si hay tickets nuevos.

A partir de ahí, cada día a las 9:00 revisará la carpeta, clasificará las fotos nuevas y añadirá sus datos al Excel.

Al buscar información, la IA puede alucinar: darte referencias que no existen o enlaces que llevan a otro sitio. Por eso aquí el prompt importa mucho. En un proyecto llamado investigación le conté que preparaba un trabajo de fin de máster sobre el impacto de la IA en el empleo y le pedí, por orden:

1. Buscar informes y estudios oficiales publicados en los últimos dos años.
2. Antes de seguir, comprobar uno por uno que son ciertos.
3. Descargarlos en una carpeta.
4. Guardar toda la información en Notion, una aplicación que funciona como un cuaderno, con su complemento.
5. Programar una tarea para el día 1 de cada mes que compruebe si ha salido algo nuevo.

En 1 minuto y 54 segundos había verificado y dejado en la carpeta dos informes, uno sobre la IA y el empleo y otro de Stanford, con un resumen de ambos. En Notion creó una página con las fuentes revisadas, los hallazgos y lo que revisar la próxima vez, y dejó creada la tarea mensual, todo de un solo prompt. Las tareas programadas se ven arriba a la izquierda, en Programadas.

• ChatGPT (Work)